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Una piccola, indispensabile, premessa: ci scusiamo se in questa Tavola Rotonda parleremo di “Documentale”, magari evitando di metterlo sempre tra virgolette. Non è per sminuire o far tornare al passato il livello delle soluzioni oggi disponibili in quest’area applicativa ma per usare un termine familiare a tutti. Quando sono apparse le prime soluzioni progettate per collegare alle transazioni applicative qualsiasi documento redatto in altro formato, si è rilevato un immediato interesse da parte di aziende di qualsiasi dimensione e settore. L’obiettivo – pareva quasi un sogno – era di portare al macero gli archivi e far sparire dagli uffici tutti quei faldoni cartacei di lunga e complessa consultazione, impossibili da condividere tra tutti gli interessati e difficili da aggiornare per tempo. Poi è cambiato tutto e quindi, per aggiornarci su Documentale, BPM e dintorni abbiamo chiesto un parere (l’ordine è quello alfabetico) a:
- Martin Arborea, Direttore Commerciale di Openwork
- Fabrizio Frontini, Business Unit Maneger di ELO in Macro Group
- Claudio Vigasio, Amministratore Delegato di Able Tech
- Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult.
Partiamo con la nostra prima curiosità.
Una volta le chiamavano “pratiche” e venivano conservate in cartelline e faldoni, poi anche in questo campo è arrivata l’informatica e di strada se ne è fatta tantissima: quali sono stati secondo voi i passaggi chiave dell’ evoluzione verso la digitalizzazione?
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 | | Rompe il ghiaccio Claudio Vigasio di ABLE Tech: “La nostra mission aziendale è lo sviluppo di software finalizzato alla gestione documentale, ma non abbiamo mai inteso il documentale come strumento per togliere la carta dalle scrivanie o dagli armadi. Questo sarebbe arrivato come un effetto collaterale alla vera sfida di gestire meglio le informazioni. Nell’era analogica le informazioni erano sulla carta quindi i documenti sono diventati documenti digitali ed infine semplicemente informazioni digitali. |
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 | | Occorre gestire le informazioni indipendentemente da come si presentano, quindi serve la capacità di catalogare quelle che provengono da differenti sistemi quali ERP, CRM, Mail, Office, etc., per consentirne una facile reperibilità e gestione. Il vero valore aggiunto lo sì ottenere però con l’automazione dei processi derivante dalla interpretazione della informazione acquisita attraverso il documentale ed il workflow. I risultati: maggior efficienza sui tempi di chiusura delle procedure, abbattimento degli errori umani, riduzione dei costi, affidabilità delle procedure. La notizia buona è che ci sono ancora tanti margini di miglioramento per le imprese.” |
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Fabrizio Frontini di Macro Group offre una rappresentazione schematica dell’evoluzione vissuta dalle aziende: “Credo che i passaggi chiave siano stati essenzialmente due:
1 - la pressione del mondo esterno all’azienda per tempi di risposta più veloci a fronte di richieste sempre più dettagliate ricevute da canali diversi (email, sito Web, PEC), mentre continuiamo a ricevere documenti cartacei; mettere ordine era ormai un’esigenza irrinunciabile e la ricerca di strumenti per ‘organizzare gli scambi di informazioni’, tracciarli, ricostruire la storia ed avere chiare le attività ancora da svolgere; le comunicazioni tramite email sono sempre più al centro di processi di Digital Transformation perché, pur essendo già su un supporto informatico, devono essere integrate nei processi digitali.
2 - le piattaforme tecnologiche si sono evolute, i sistemi sono in grado di colloquiare facilmente tra loro e quelli che erano progetti complessi e costosi oggi possono essere affrontati senza prosciugare il budget, con benefici fin da subito.
Martin Arborea aggiunge il suo contributo: “C’è ancora sul mercato tanta confusione! Si può parlare di ‘far sparire i faldoni cartacei’ dematerializzando, o anche di digitalizzare tutto il processo end to end, collegandolo ai sistemi informativi. A me piace piuttosto focalizzare la disamina su 3 termini che individuano 3 step del processo di digitalizzazione e contemporaneamente 3 posizionamenti diversi sul mercato:
- Digitization, ossia tutto ciò che è legato al fatto che le informazioni (documenti compresi) passino dal mondo fisico al mondo digitale
- Digitalization, ossia lo sviluppo dei processi e la modifica dei flussi di lavoro per migliorare i sistemi manuali
- Digital transformation, ossia la creazione di valore grazie ai cambiamenti culturali, organizzativi e operativi implementati attraverso l'integrazione delle tecnologie digitali
I passaggi chiave che hanno favorito la presa di coscienza delle imprese sono certamente legati alle disposizioni legislative su temi come la Firma Digitale, la Conservazione Digitale a Norma, la PEC, la Fatturazione Elettronica. Tutti temi che certamente fanno pensare a Digitization ma che aprono la strada ai ben più interessanti (sia per il mondo della offerta ma certamente anche per la domanda) Digitalization e Digital Transformation
Conclude il primo giro di tavola Pier Luigi Zaffagnini: “Il Sistema Informativo Aziendale (SIA) è il sistema grazie al quale le Informazioni circolano in azienda ed avere informazioni immediate e affidabili può fare la differenza. I software gestionali gestiscono i dati dai quali derivano informazioni importanti ma non sempre sufficienti, altre informazioni vitali sono contenute nei documenti che una volta stavano impilati vicino ai terminali perché l’utente ne aveva bisogno e non li trovava nel gestionale. La Gestione Documentale è nata per accedervi velocemente, traendo dai documenti le informazioni mancanti ed indispensabili. Integrando i software gestionali con la gestione documentale gli utenti aziendali hanno nella stazione di lavoro tutte le informazioni indispensabili per essere efficienti, l’azienda aumenta la propria competitività e le pile di documenti spariscono dalle scrivanie.”
Forse è semplicemente una mia impressione, ma mi è capitato di incontrare parecchie situazioni in cui il “Documentale”, ed in particolare la sua componente basata sul workflow, ha incoraggiato le aziende a lavorare per processi, con tutto il corredo di catene decisionali, autorizzazioni, allarmi che questo comporta. Ho visto contesti in cui un ERP limitato o addirittura obsoleto veniva “preso per mano” da funzioni evolute del documentale che sarebbe il caso di chiamare con termini quali ECM (Enterprise Content Management), BPM (Business Process Management) o altri. Condividete questa valutazione e siete d’accordo su questo contributo vitale che avete dato alla competitività delle PMI?
Risponde per primo Fabrizio Frontini che opera in una società, Macro Group, che storicamente ha fatto dell’ERP il baricentro del proprio business: “Certamente, il tema dei processi e dei work-flow rientra tra le principali esigenze delle aziende che ci contattano. In realtà devo dire che se ne parla da tanto, ma solo recentemente le aziende cominciano a inquadrare correttamente le potenzialità di una maggiore strutturazione dei processi. Strutturare un processo vuol dire prima di tutto analizzarlo e comprenderlo, solo a quel punto si è in grado di migliorarlo in chiave digitale. L’esperienza di questi ultimi anni gioca un ruolo fondamentale: oggi siamo infatti in grado di presentare una serie di best-practices per un’ampia gamma di casistiche, che vanno dalla archiviazione e fascicolazione delle email, alla gestione della firma digitale o grafometrica, alla standardizzazione della gestione dei contratti per arrivare all’automatizzazione di processi di acquisizione ordini o alla condivisione di documenti con clienti e partner tramite accesso Web sulla stessa piattaforma.
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| Pier Luigi Zaffagnini, dato che Top Consult lavora esclusivamente nell’ambito documentale, offre un altro punto di vista: “Le aziende hanno sempre lavorato per processi, altrimenti non avrebbero potuto stare sul mercato. Il fatto è che la tecnologia che hanno sempre utilizzato non le rendevano efficienti, e per tecnologia intendo: carta, penna, pinzatrice, dito e saliva! Le soluzioni di workflow documentale che si possono realizzare con la gestione documentale mettono il turbo ai processi aziendali, consentono di abbandonare la carta e anche la penna perché i documenti sono diventati informatici e fluiscono virtualmente in azienda, possono essere approvati e firmati digitalmente anche in remoto. | | |
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| Non è più necessaria la presenza fisica delle persone che anche in remoto partecipano ai processi e le soluzioni documentali di workflow incrementano l’efficienza aziendale consentendo al contempo il controllo e la gestione continua e costante dei processi attivi.” | | |
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Interviene Martin Arborea di Openwork che ci tiene a puntualizzare la propria opinione: “Io non la metterei proprio in questa maniera. Non farei un focus specifico sul documentale o l’ECM o il BPM … perché una cosa sono gli strumenti, altra cosa è la capacità di utilizzarli nella giusta direzione. Da tempo le imprese stanno prendendo coscienza del fatto che è molto conveniente passare da una visione per silos funzionali della propria organizzazione ad una visione per processi. Il motivo? Le organizzazioni devono produrre valore per i propri clienti attraverso processi che contribuiscano alla formazione di valore per l'azienda. In una visione per silos funzionali le singole funzioni si occupano spesso solo di coordinare le attività sotto la propria supervisione e di soddisfare le esigenze dei propri clienti intesi come le unità immediatamente a valle a cui forniscono i propri output. Il risultato? Le informazioni rilevanti sono patrimonio disperso tra diverse persone; persone e sistemi non ‘parlano’ tra di loro ed il cliente riceve risposte a volte contrastanti rispetto alle aspettative. Non si tratta solo di tecnologie, quanto di change management. Il supporto delle tecnologie è solo una conseguenza.
Tocca adesso a Claudio Vigasio di Able Tech dare il proprio contributo: “La flessibilità e la facilità con la quale si implementano procedure e workflow attraverso prodotti come Arxivar rende questa soluzione tra le più usate per colmare delle funzionalità applicative mancanti o poco adattabili di ERP o gestionali. Da sempre funzionalità di workflow vengono usate per automatizzare e informatizzare delle procedure poco supportate in alcuni ERP di vecchia generazione, ma anche quelli di nuova generazione sfruttano il workflow per adattare l’ERP ai modelli organizzativi dell’azienda fattraverso una maggiore flessibilità ed una semplicità di implementazione. Con ERP di nuova generazione, che dispongono di strumenti di interoperabilità avanzati come webapi, l’integrazione con strumenti di workflow permette di ottenere dei risultati di automazione elevati magari sfruttando le caratteristiche di Arxivar per definire processi ed integrarli con tempi di realizzazione ridotti.
Quanto hanno pesato nell’avvicinare le aziende al “Documentale” le disposizioni per la Conservazione Digitale e la Fatturazione Elettronica o altre analoghe, magari di settore? Avete notato una sinergia oppure i due fenomeni hanno seguito percorsi indipendenti?
Questa volta il primo contributo nella discussione spetta a Pier Luigi Zaffagnini: “All’inizio si sono seguiti percorsi indipendenti. L’automazione degli archivi aziendali aveva come obiettivo l’efficienza nella ricerca di un documento. Meno tempo ci metto meglio è, pertanto si sono automatizzati gli archivi digitalizzando i documenti normalmente con la loro scansione e si puntava soprattutto alla Archiviazione e Ricerca dei documenti fino ad arrivare alla Conservazione Sostitutiva quando la legge ne ha consentito l’utilizzo sia ai fini civilistici che fiscali. Quando i documenti sono diventati informatici per legge (vedi la Fattura Elettronica o il LUL del Personale) la Gestione Documentale è diventata indispensabile e anche le ultime aziende irriducibili finalmente stanno cedendo e ne diventano utilizzatrici consapevoli.”
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| | Martin Arborea sposta l’accento sull'integrazione tra gli strumenti: “Certamente le disposizioni hanno avuto un peso e sono oggi vincenti le piattaforme che quei percorsi, magari nati indipendenti, li hanno fatti diventare percorsi integrati finalizzati a trasferire valore sui clienti. Valore sotto forma non tanto di tecnologia quanto di supporto al disegno dei propri processi full digital. Questa cosa diventa particolarmente interessante quando toglie ogni complicazione possibile ai clienti. |
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| | Cosa significa? Comprando un unico servizio, da un unico soggetto, pagando un unico canone poter usare nei propri processi, anche in quelli che vengono disegnati in modalità custom, la Firma Digitale, la Fatturazione Elettronica, la PEC, la Conservazione Digitale e Norma: È l’approccio che abbiamo seguito in Jamio openwork attraverso delle componenti che chiamiamo Jamio Plugs.” |
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Claudio Vigasio ci porta a riflettere sulle connessioni tra i aspetti: “I due fenomeni hanno seguito percorsi indipendenti ma sono strettamente legati. Documentale e workflow sono nati con finalità orientate al migliore utilizzo delle informazioni ed all’automazione dei processi, quindi alla trasformazione digitale. Fattura elettronica e conservazione a norma sono disposizioni legislative che hanno agevolato la transizione digitale. La fatturazione elettronica ha definito standard comuni per l’automazione delle procedure relative alle fatture passive, come la gestione dei pagamenti e tutti i processi legati alla supply chain. La conservazione a norma è una grande opportunità, oltre ad essere un obbligo in molti casi. Si va verso l’utilizzo di soluzioni di firma sempre più flessibili e diffuse come la firma elettronica per sottoscrivere contratti, ordini, disposizioni in forma digitale. Il loro mantenimento va garantito da un sistema di conservazione a norma fornito da soggetti qualificati. La nostra azienda fornisce un servizio affidabile e performante per la fatturazione elettronica e la conservazione a norma a oltre 60.000 p.iva italiane e siamo un conservatore iscritto al marketplace di Agid.”
Conclude Fabrizio Frontini facendo una considerazione di tipo organizzativo: “Credo le nuove disposizione abbiamo pesato, sicuramente hanno pesato, ma solo nella prima fase. Ora lo scenario si è evoluto, le aziende che per prime hanno colto le sfide della Digital Transformation, hanno fatto sì che si alzasse per così dire l’asticella. Oggi quando contattiamo un fornitore, ci aspettiamo che sia in grado di fornirci risposte in tempo reale, che il nostro interlocutore abbia sottomano il nostro fascicolo e possa accedere alla nostra pratica in modo completo. Se abbiamo parlato con un suo collega, ci aspettiamo che le informazioni siano state condivise e che le risposte siano fornite in tempo reale.”
La Tavola Rotonda sta per concludersi e quindi ci attardiamo a parlare con Martin Arborea, perché quel suo concetto ci ha incuriosito e vorremmo sapere che cosa può aiutare oggi le aziende a quell’auspicato passaggio dalla visione “per silos” a quella per processi: “E’ indispensabile allineare e far parlare in modo più diretto il mondo del Business con quello dell’IT, dato che normalmente parlano linguaggi completamente diversi. Per fortuna oggi c’è un nuovo fenomeno all’orizzonte (basta una ricerca su Google per accorgersene): l’approccio no-code. Già da tempo il mercato è presidiato da proposte di low-code Development Application Platform, quasi tutte supportate da offerte di grandi player. Questo significa realizzare nuove soluzioni applicative scrivendo pochi programmi, poco codice se vogliamo essere più precisi. Recentemente il mondo dell’offerta verso verso le piatteforme di sviluppo applicativo no-code, che offrono l’opportunità innovativa di scrivere software senza alcuna necessità di ricorrere al codice di programmazione. In questo modo la scrittura delle soluzioni viene fatta in modalità collaborativa, anzi mi piace dire in co-creazione tra business ed IT. E’ il concetto di Citizen Developer, profetizzato da Gartner sin dal 2013 ed oggi diventato una realtà. Certamente per tutti i clienti di Jamio openwork” conclude con un piccolo spot autopromozionale.
Da Pier Luigi Zaffagnini, che di esperienze informatiche ne ha vissute moltissime, vorremmo sapere quale innovazione importante è nata recentemente nel Documentale in questi ultimi anni: “Negli ultimi anni gli utenti aziendali sono andati più veloci delle aziende. I “Social” hanno cambiato il modo di interagire tra le persone: meno mail e più chat in bacheche condivise. Alcuni software documentali hanno utilizzato queste nuove tecnologie: basta mail all’interno delle aziende, gli utenti hanno a disposizione Gruppi di Lavoro virtuali con possibilità di chattare, i workflow aziendali e la gestione documentale fanno diventare “Social” i processi aziendali e l’azienda decolla verso un’efficienza senza limiti!”
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| Concludiamo con Fabrizio Frontini a cui, sfacciatamente, facciamo una domanda che fa riferimento ai soldi, per capire se le aziende che avviano un progetto Documentale lo fanno nella convinzione di ottenere anche un consistente risparmio nei costi: “Effettivamente sono diverse le aziende che pensano alla trasformazione digitale come ad una maniera per contenere i costi. In realtà, sotto certi aspetti, il risparmio può esserci, ma non deve essere questo il parametro principale da considerare. In generale, nei prossimi anni i costi che le aziende sosterranno in procedure informatiche e infrastrutture IT, sono destinati a crescere. | | |
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| La domanda che le aziende dovrebbero porsi non è tanto ‘come sfruttare la tecnologia per ridurre i costi’ ma piuttosto ‘come sfruttare la tecnologia per far sì che i processi siano in grado di darmi un vantaggio competitivo rispetto ai diretti competitor’. Con processi Lean posso ridurre i costi ed ottenere una maggiore efficienza, ma sono anche in grado di fornire ai clienti un servizio di maggiore qualità ed agevolare la crescita del business.” | | |
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