 | A volte i periodi di pausa aiutano a prendere le distanze dalle cose, inquadrandole con maggior calma e ponderatezza. Approfittando della tregua natalizia, il team D&P si è riunito e, come per gioco, ha provato a buttar giù una specie di decalogo per la sostituzione del sistema informativo.
Non consideratelo una verità assoluta, al di fuori del tono scherzoso che abbiamo utilizzato per facilitare la lettura del testo, ma siamo convinti che contenga spunti ed elementi di riflessione utili. Ma nemmeno guardatelo come una disamina esaustiva, perché in quel caso ci sarebbe voluto un tomo di cento pagine e più.
I propellenti della scelta
Cambiare ERP non è una scelta facile, a meno di casi “disperati” in cui non ci sono alternative, tipo la sparizione del Produttore o un radicale cambio di strategie aziendali quale, ad esempio, quello di affrontare mercato su scala mondiale anziché limitarsi al proprio storico contesto nazionale. A volte si sposta nel tempo la scelta quasi per esorcizzarla, ma rinviare può solo rendere più complessa la sostituzione perché i problemi nel frattempo rischiano di incancrenirsi. Quindi, ogni volta che serva, per lo meno iniziate a pensarci facendo mente locale a quello che vorreste.
Qualche logica
All’interno di mille strategie, mille motivazioni e mille dilemmi, ci siamo limitati a portare la vostra attenzione su una decina di aspetti, quelli che più di frequente ci vengono sottoposti come quesito professionale.
1 - Individuare le criticità (informatiche e non) nei propri processi
Non è il caso di partire con lo slogan di Bartali (“è tutto sbagliato, è tutto da rifare”) perché esistono sicuramente settori in cui il supporto dell’ERP attuale è meno valido se non inesistente ed altri in cui magari si può tirare ancora avanti per un po’. Quindi una serena e disincantata analisi ABC sulle criticità è sempre importante, non fosse altro che per individuare le specifiche della nostra soluzione ideale.
2 - Salvare quello che c’è di buono
Il passo successivo è quello di individuare le priorità e poi precedere ad un “intervento chirurgico”: la tecnologia e la struttura di ogni ERP evoluto assicurano la possibilità che un’area applicativa colloqui agevolmente con altre che risiedono su soluzioni differenti, per cui la strategia del “taglia e incolla” è tutt’altro che da scartare.
3 - Procedere per gradi, prendendosi i tempi giusti
Agli albori dell’informatica aziendale, ogni pochi anni conveniva buttare via tutto e ripartire da zero con un nuovo ERP, considerando le evoluzioni incredibili della tecnologia e, ancor più, della maniera di riprogettare i processi con il nuovo strumento del computer. Oggi che i processi supportati sono molti di più e che la complessità aziendale è cresciuta oltre misura, non è quasi mai il caso di affrontare tutto di petto. Dove sia possibile, meglio procedere per gradi evitando di mettere in crisi troppi settori per volta: le nostre persone, oltre che imparare ad utilizzare il nuovo strumento e predisporre nuove basi dati, devono continuare ad assicurare la gestione corrente.
4 - Coinvolgere le persone interne
Cambiare non piace a nessuno e spesso non è nemmeno questione di anzianità, anagrafica o di ruolo. Non è che le nostre persone debbano mettersi a remare contro per crearci problemi, basta che smettano di remare. Quindi una comunicazione puntuale, serena e soprattutto chiara su obiettivi, tempi e strumenti può evitare paure, disorientamento o un semplice “assenteismo mentale”.
5 - Selezionare la soluzione (prodotto + fornitore) con logica ABC
Non c’è mai la soluzione perfetta, di solito ci sono più soluzioni che sono valide e che presentano parecchi aspetti positivi e pochi negativi. Una volta assegnati i "voti", vale la pena di ordinare le offerte con logiche di priorità ABC per cercare di capirci un po' di più. Ma la soluzione non è tutto, anzi: la capacità del fornitore di interpretare le nostre esigenze e di essere proattivo nel suggerirci logiche di riorganizzazione dei processi (un nuovo ERP lo consente, evitiamo di pretendere la fotocopia di quello che si faceva fino a ieri!) sono componenti determinanti per raggiungere gli obiettivi. Il prodotto software è solo la metà della soluzione o poco più, il resto lo fanno la competenza e la disponibilità di chi ci supporta.
6 - Evitare software selection oceaniche
Proprio perché non esiste “la soluzione” bensì una gamma di soluzioni interessanti e produttive per noi, è inutile sfiancarsi in una software selection esasperata e dispersiva: il record, nella mia esperienza, va ad un’azienda, una PMI, che ha messo a confronto ventuno soluzioni. Poi credo abbia rimandato la decisione ma io mi ero defilato prima.
7 - Nazionale o internazionale
Questo non rappresenta più un problema. Le migliori soluzioni realizzate in Italia dispongono di una serie di customizzazioni (lingua ma soprattutto conformità alle Leggi locali) che le rendono operative in parecchi Paesi del mondo. Viceversa, gli ERP di provenienza estera da una decina d’anni e più hanno compreso – dopo una serie di buchi nell’acqua – che l’aderenza alle normative fiscali e alle consuetudini commerciali, per citare due casi classici, sono indispensabili per installazioni di successo ed hanno messo al lavoro i loro team sul modello Italia.
8 - Completo o complesso?
Qual'è il livello della nostra organizzazione aziendale? Siamo disponibili ad impegnarci di più per ottenere di più? Nella scelta, è opportuno che ci chiediamo fino a che punto ci fa comodo che l’applicazione sia invasiva, nel senso che decida per noi in modo standard ed automatico (-> maggiore velocità nel superamento di problemi, minore coinvolgimento del personale, meno tempi morti, …), oppure se preferiamo che ci chieda il permesso prima di procedere (-> allarmi che attivano le linee gerarchiche giuste m apoi aspettano una nostra decisione, possibilità di ribaltare all’ultimo momento i suggerimenti del sistema, …). Non che una via sia meglio dell’altra in assoluto, ma dobbiamo essere consci del bilanciamento tra vantaggi e svantaggi nel nostro specifico caso.
9 - Tenere d’occhio gli aspetti tecnologici ma non metterli al primo posto
Una volta c’era una fidelizzazione cieca ed assoluta al fornitore di hardware. Una volta l’ERP funzionava solo su un’unica piattaforma e quindi eri automaticamente indirizzato nella scelta di questa. Oggi molto è cambiato, le principali piattaforme sono tutte sostanzialmente affidabili e, aggiungo, la decisione finale non viene presa dal “signore dei bit e dei byte”, il responsabile dei sistemi informativi, ma dai manager predisposti alle varie operazioni. Quindi la scelta dell’hardware dà meno grattacapi e spesso viene risolta attraverso una analisi dei costi di acquisizione e di gestione.
10 - Un consulente esterno può essere la soluzione … ma non è detto
Nelle PMI è sempre più raro trovare un personaggio interno che abbia forti competenze sul sistema informativo e, in aggiunta, sui diversi processi. Quindi nasce l’esigenza di appoggiarsi “a qualcuno che ne sa”. Potrebbe essere il fornitore attuale, che però potrebbe trovarsi in un conflitto di interessi, potrebbe essere una delle mille figure che proclamano competenze nella software selection. Attenzione: non è facile verificarne la preparazione, affidabilità ed indipendenza, salvo che non abbia supportato qualcuno che conosciamo bene. Non per questo il suo ruolo è meno importante.
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Concludo inviando a tutti quelli che si trovano di fronte a questa scelta un grande e sincero "in bocca al lupo": l'obiettivo non è semplicissimo da raggiungere, ma si può centrare.
Chi desiderasse qualche consiglio in più, può contattarmi senza impegno alla email alberto@delainipartners.it | | 
Alberto Delaini |
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