ECM contro Documentale | Delaini & Partners

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Intervista di Breaking News

Quattro domande a Fabrizio Frontini
direttore della Business Unit Digital Transformation
di Macro Group



La Gestione Documentale – utilizziamo questo termine decisamente vago e pure obsoleto per introdurre il tema – è un supporto che da diversi lustri è diventato un complemento indispensabile di qualsiasi soluzione gestionale, parlo degli ERP ma non solo. Adesso molte aziende stanno percependo che un salto di qualità in quest'area è possibile, conveniente ... e magari indispensabile: qual è la vostra posizione in materia?

E’ corretto: in passato la gestione documentale veniva spesso vista nell’ambito dei sistemi gestionali. Al giorno d’oggi, quando si parla di Digital Transformation, ci si aspetta di più: i documenti, e più in generale gli scambi di informazioni, avvengono attraverso una molteplicità di canali.
Pensate ad esempio a quanti sono gli scambi di email, quanti sono ancora i documenti cartacei che continuano ad essere prodotti, alle comunicazioni ufficiali attraverso la PEC e ai documenti firmati digitalmente, che possono essere gestiti in un unico sistema coerente. Organizzare la conoscenza aziendale, renderla fruibile a tutti gli attori, e disporre di processi snelli che sfruttano le tecnologie disponibili, è diventata un’esigenza per essere al passo con i tempi.


ELO rientra nella categoria degli ECM. Potete spiegare in modo semplice che cosa significa e quali sono i plus rispetto alle applicazioni più tradizionali e, magari, più datate?

Rispetto ai sistemi di gestione documentale tradizionali, una piattaforma di Enterprise Content Management consente di gestire qualsiasi forma di contenuti, siano essi documenti o dati strutturati gestiti mediante una tradizionale pagina Web.
I sistemi ECM evoluti, quali ELO, aggiungono inoltre funzioni di workflow management per la gestione dei processi, dai più semplici ai più complessi, coinvolgendo sia gli utenti che le altre procedure informatiche presenti in azienda.
Per fare un esempio pratico, consideriamo cosa può avvenire quando riceviamo un ordine cliente:
  • in ELO viene creata la struttura di cartelle che servirà per archiviare i documenti amministrativi, operativi e le email che verranno via via generati
  • chi dovrà svolgere attività riceverà una notifica e le informazioni necessarie
  • le fatture entreranno in automatico nel sistema, e quelle che richiedono approvazione saranno smistate in automatico e indirizzate ai responsabili
  • documenti e corrispondenza potranno essere trascinati all’interno del sistema, e l’archiviazione di un determinato tipo di documento potrà scatenare un’azione specifica nei confronti di un attore umano o di un’altra procedura
  • quando un’attività rimane in attesa di completamento oltre il limite prefissato, il sistema coinvolgerà il manager di competenza e gestirà l’escalation
Le attività possono inoltre essere monitorate mediante dashboard interattive.
Per presentare sinteticamente la ELO, si può dure che ELO Digital Office è un prodotto internazionale, realizzato dalla azienda tedesca omonima, con sede principale a Stoccarda e presente in 15 paesi con 23 sedi.


In Italia è stato prodotto un discreto numero di soluzioni in materia. Come avete identificato la soluzione ELO e quale è stato l’impegno per portarlo sul mercato italiano? E come lo avete collegato con gli ERP?

In Itala esistono tante soluzioni locali, che magari fanno egregiamente una certa cosa, ma non hanno la completezza di una suite come ELO.
In ELO abbiamo trovato una soluzione che è riuscita a combinare:
  • una enorme ricchezza funzionale
  • una tecnologia allo stato dell’arte
  • un’interfaccia estremamente semplice ed intuitiva per l’utente.
La suite ELO dispone già di una serie di connettori con i gestionali più diffusi, tra cui SAP, MS Dynamics Nav/AX, Salesforce ed altri, e ovviamente con i prodotti di Microsoft Office, Teams, SharePoint, la posta Outlook, Google o altro.
Macro Group ha realizzato una serie di interfacce per integrarsi con la realtà locale italiana, quali fatturazione elettronica, conservazione a norma, firma digitale, e con i sistemi locali più diffusi, vedi TeamSytem o Zucchetti, a cui si aggiungono una serie di gestionali specifici per il loro settore di riferimento (Finance, GDO, Impiantistica, Ricambistica etc.).
ELO è inoltre un sistema aperto, integrabile facilmente con le applicazioni esistenti.
ELO è costantemente aggiornato con le tecnologie più recenti, utilizzabile sia installato presso il cliente che in Cloud: ELO ha investito in R&D nel 2020 il 9% del fatturato (di oltre 80 mln di euro) contro una media europea del 5% e in Italia del 2%.


Vorrei concludere allargando l’orizzonte ai molti scenari applicativi possibili. Quali sono i contesti, a parte quello general, in cui avete realizzato delle configurazioni “verticali”, per soddisfare esigenze specifiche delle vostre aziende clienti?

ELO dispone già di una serie di applicazioni verticali per gestire problematiche comuni, attivabili in modalità “plug&play” o personalizzabili secondo le proprie esigenze, che riguardano aree quali la gestione dei contratti, il fascicolo del personale, la gestione della knowledge base aziendale o la gestione della formazione.
Esistono inoltre moduli specializzati per l’archiviazione delle email o per l’estrazione dei dati da documenti scansionati: un modulo capace di assegnare i meta-dati dei documenti in maniera automatica, in grado di apprendere nuovi layout sulla base dell’esperienza, come farebbe un operatore umano.

A queste applicazioni si aggiungono quelle realizzate da Macro Group negli anni, che racchiudono le best practices acquisite nelle decine di progetti realizzati nei settori più svariati.
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