 | Cosa hanno in comune le diete dimagranti dei nuovi guru ed i programmi di miglioramento dei processi delle Imprese ? In genere iniziano bene, generando coinvolgimento e grandi progressi, ma troppo spesso non riescono ad avere un impatto duraturo. Si perde gradualmente la motivazione e si ricade nelle vecchie abitudini.
Ogni Azienda ha la necessità e l'opportunità di migliorare i propri processi, ma non tutte le Aziende adottano un approccio ponderato e misurato in questo genere di attività.
Quando, per esempio, un'Azienda acquista una nuova tecnologia ERP e cerca di implementarla senza capire come influisce su tutti i processi che sfiora, la maggior parte delle volte crea molti più problemi di quelli che la tecnologia dovrebbe risolvere.
Organizzare e guidare la trasformazione digitale dei processi è il lavoro del team Magnituudo, SAP® Partner Open Ecosystem.
Magnituudo può aiutare le Imprese ad affrontare i propri progetti di crescita con le soluzioni SAP Business One e SAP Business ByDesign
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Problemi chiave nel miglioramento dei processi
Spiace doverlo sottolineare, ma non è possibile prendere decisioni di miglioramento di un processo per consenso.
Le attività ed i processi non sono qualcosa che dovrebbe essere regolato sulla base di una decisione di gruppo. Anche se certamente vogliamo e dobbiamo includere i nostri collaboratori nell'identificazione dei problemi e nella scelta delle soluzioni, il miglioramento finale dovrebbe essere basato su dati oggettivi e concreti - non sulle opinioni.
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Un problema comune con il miglioramento dei processi si manifesta quando i responsabili di reparto o processo ricevono troppo pochi dati o attingono a blocchi di dati troppo esigui.
Molte volte, per supplire a questo problema, si mette in atto una sorta di invecchiamento del dato. Lo si lascia decantare in modo da raccoglierne un maggior volume nel tempo.
Ovviamente è una sciocchezza. I dati “invecchiati” non sono aggiornati e quindi inutili per qualsiasi operazione di analisi e miglioramento.
Per evitare questo problema, ampliamo “il pubblico” da cui stiamo raccogliendo i dati. In questo modo ci assicureremo che reparti o prospettiva individuali non siano trascurati.
Un processo che necessita di miglioramento è probabilmente un processo che coinvolge più uffici o reparti.
Questo comporta spesso una differenza di linguaggio o terminologia fra le persone coinvolte. Ogni gruppo avrà il proprio modo di descrivere il problema, il processo e le modalità di miglioramento da implementare.
Non diamo per scontato che tutti comprendano le fasi processo o i miglioramenti da apportare. Prendiamoci il tempo per parlare con tutte le persone coinvolte e ascoltare davvero come descrivono il problema.
- Accettare la prima soluzione
L'entusiasmo di vedere finalmente migliorare e cambiare un processo può a volte portare a saltare sul primo carro-soluzione che passa. Questo accade quando noi ed il nostro team siamo troppo concentrati sul problema, decisi a trovare una soluzione il più velocemente possibile.
In questo caso non si tratta tanto di migliorare i processi quanto di sconfiggere il tempo per trovare una soluzione. Se tentiamo di risolvere un problema invece di guardare e ascoltare, possiamo trascurare dati e informazioni critiche che aiutano a capire il processo e ciò che è necessario per apportare i miglioramenti più adatti.
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- Affidarsi SOLO alla tecnologia
La tecnologia non risolve tutti i problemi. La tecnologia è uno strumento.
La tecnologia amplifica gli effetti delle decisioni, non è la soluzione da sola.
È sempre ed ancora necessario tracciare le singole fasi dell’attività per identificare quale parte della tecnologia che ipotizziamo utile giocherà un ruolo a nostro favore. In caso contrario, l'aggiunta casuale della tecnologia può solo peggiorare il problema.
Questo problema è un vero e proprio errore di gestione e si verifica quando ci sono numerose persone coinvolte nel miglioramento, ma non è stato affidato un -governo- dei miglioramenti.
Responsabilità e governo sono due cose diverse. L’imprenditore/manager è responsabile del miglioramento e dei risultati. La persona che governa il processo è attivamente coinvolta e gestisce il progetto dall'inizio alla fine. Guida la comunicazione e collega le persone per assicurare la continuità delle attività.
L’analisi dei processi ed i conseguenti miglioramenti hanno senso solo se questa attività è costante ed integrata nel business.
In molte Aziende tutto ciò può far pensare che si voglia “rompere quanto fatto di buono”. Spesso però è necessario rivedere le logiche di funzionamento di un processo quando questo presenta ancora buone prestazioni.
Bisogna anticipare cambiamenti che si intravedono nel mare magnum del mercato prima di essere costretti ad inseguire la concorrenza.
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