Più efficienti nel lavoro a distanza | Delaini & Partners

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Silvia De Martino
cell. 3298420554
silvia.demartino@ mondipossibili.eu

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Lavorare a distanza

considerazioni, strategie, accorgimenti



Di questi tempi sembra che le analisi di Bauman, grande sociologo polacco, scomparso tre anni fa, siano state profetiche: analizzando da vent’anni la società post-moderna, Bauman diceva che l’individuo è sempre più solo, “individualizzato”, avendo un bisogno vitale di tornare ad avere fiducia in qualcosa o in qualcuno.

In tempi di distanziamento sociale, è fondamentale avere una o più comunità di appartenenza reali e a distanza di cui ci si possa fidare, scambiandosi idee, progetti, soluzioni, buone pratiche, soprattutto nel lavoro.
La comunità, quella rete sottile ma resistente che dà senso di appartenenza, supporto, idee condivise, progetti, fiducia e fa di un gruppo di persone, più o meno ampio, una vera potenza, è ovunque necessaria, soprattutto, ma non solo, nel mondo scientifico, viste le performances della comunità scientifica rispetto al Covid.
In altri ambiti, forse meno presenti sull’agenda politica, esistono gruppi di ricerca internazionali, in cui decine di scienziati lavorano sullo stesso progetto in punti lontanissimi del mondo!

L'innovazione in Italia
Anche in Italia esistono numerose esperienze di innovazione imprenditoriale, sociale ed economica, che costituiscono delle comunità, dei luoghi amici e significativi, sia verso i loro membri che verso i loro clienti e i loro fornitori.
Fare comunità sembra difficile in questo periodo, ma questo modo di vivere e lavorare conferisce tutto quello che manca oggi: fiducia, socializzazione, supporto, appartenenza, identità, anche per affrontare con più forza il mondo globalizzato. Perché, come disse e scrisse un mio grande maestro nella professione, Richard Norman, l’approccio deve essere glocal, deve, cioè guardare al mondo globalizzato, in cerca di mercati e partners e soluzioni, ma poggiandosi con risolutezza sulla propria terra, sulla sua identità, sulla sua storia, sulla sua comunità, perché, diceva, solo questo è il modo di fare innovazione.

Lavoro da remoto: il bene e il male
Oggi, nelle aziende, si parla sempre più spesso, con l’accelerazione data dalla pandemia, di lavoro da remoto. Dal punto di vista delle aziende, infatti, questa soluzione rappresenta un risparmio di costi davvero significativo, come dimostra la compagnia di Assicurazioni Aetna dove quasi la metà dei dipendenti non ha scrivania in ufficio, avendo così risparmiato 78 milioni di dollari.
Considerando questi vantaggi, lavorare con team in remoto è un'opzione molto attraente. Ma non è così semplice attuare una strategia di lavoro di successo da remoto. Il miglior esempio di quanto sia difficile è perfettamente illustrato da quello che è successo con Yahoo, dove è stato scoperto che rispetto ad un numero enorme di dipendenti che praticavano lo smart working (si chiama così solo in Italia!) non si sapeva a cosa stessero lavorando e come lo facessero.
Non è un problema recente, visto che uno studio di Deloitte, datato 2005, sui progetti IT esternalizzati a gruppi di lavoro virtuali ha rilevato che il 66% non è riuscito a soddisfare i requisiti dei clienti. Altri studi, prevalentemente statunitensi, hanno concluso che solo il 18% dei 70 team in remoto che hanno analizzato potessero essere definiti "di grande successo". Il resto non rispecchiava le aspettative.

A caccia di efficienza
Come fare in modo che i gruppi di lavoro da remoto, siano efficaci ed efficienti, facendo aumentare la produttività, tallone d’Achille del nostro Paese, salvaguardando qualità e soddisfazione del cliente?
Secondo Mark Mortensen, professore associato di comportamento organizzativo a INSEAD, Fontainebleau, non dovremmo “pensare ai lavoratori in remoto in un modo fondamentalmente diverso da quelli in presenza. Sono persone che lavorano in un'organizzazione per fare business ", dice in Business Insider.
Ma molte aziende si preoccupano che questo non sia possibile, poiché non si può garantire, secondo il vecchio approccio fondato sul controllo, che i teams lavorino efficacemente al di fuori dell'ufficio. È per questo che la direzione di Yahoo ha deciso di vietare a tutti i dipendenti di lavorare da casa. L’approccio consigliato dagli studiosi è quello di instaurare un rapporto di fiducia con i propri dipendenti, come si dovrebbe fare anche in ufficio, per aumentare la produttività dei team.
Molti sono i fattori in gioco nello scarso successo della strategia di lavoro da remoto, ma uno di loro è chiaramente la violazione della fiducia tra la direzione della società e i suoi dipendenti.

"La fiducia nelle persone che lavorano in remoto è un fattore chiave per il successo", afferma Fabrice Teboul, Direttore Marketing Continental Europe con PageGroup.eGroup.

Qualche suggerimento o riflessione
Secondo noi:
  1. Per costruire tale fiducia, le aziende devono iniziare con le persone che hanno esperienza, anche di lavoro in gruppo in presenza, competenze e autonomia. Secondo un recente studio sui potenziali leader dei team che praticano il telelavoro, la seniority e l’esperienza dei manager è il fattore con il più alto valore di predizione del successo del lavoro in remoto. Fabrice Teboul è d'accordo: "I dirigenti del team devono avere sufficienti competenze e relativa autonomia per gestire quotidianamente il proprio lavoro ed occuparsi solo delle decisioni più strategiche ed extra-ordinarie".
  2. Il secondo passo consiste nel garantire che i manager fissino a sé stessi e ai collaboratori obiettivi chiari, meglio se in collaborazione con i membri del team. L'attenzione non dovrebbe essere sul controllo se qualcuno sta lavorando o no. Quello che è importante è il risultato finale e il suo impatto sul business.
  3. I teams non devono essere troppo numerosi, come ad esempio quelli di Yahoo: se sono composti da cento persone, la comunicazione, l’interazione e la collaborazione sono impossibili. Se i progetti diventano più complessi, i team devono essere di piccoli numeri, se no la forza del team è nulla: la coesione, il sentirsi comunità, è un fattore produttivo fondamentale. Infatti, non è un caso che la maggior parte delle squadre sportive, sia che si tratti di pallacanestro o rugby, non abbia mai più di cinque e quindici giocatori.
Nelle aziende, infatti, si è scoperto che, una volta che la squadra diventa più grande, le persone si sentono meno responsabili del risultato e la comunicazione si rompe.

La strategia organizzativa
E 'a questo punto che molte aziende falliscono: è impossibile applicare lo smart working senza una buona strategia organizzativa e di cura” delle persone. Questa strategia dovrebbe centrarsi tanto sul buon sistema di comunicazione virtuale quanto sul contatto personale.
L’organizzazione dovrebbe fornire ai teams tutte le risorse necessarie a raggiungere i risultati previsti: da una buona rete a banda larga, ad una intelaiatura organizzativa fluida, visto che le persone partecipano spesso a più gruppi di lavoro, a tutte le informazioni necessarie, in modo trasparente, per evitare l’insorgere di conflittualità negative, distruttive, della serie “non lavorerò mai più con te”!
L’altra direttrice è lo sviluppo delle persone, come compito cruciale del management: se le persone si sentono stimolate, fatte crescere professionalmente, valorizzate, la produttività è destinata ad aumentare in modo esponenziale.


In conclusione, credo che sia fondamentale dare struttura, continuità, senso ai gruppi di lavoro, sia in remoto che in presenza, facilitandone il funzionamento con metodologie di ascolto, problem setting e problem solving, leadership e comunicazione per ottimizzare il processo (lead) di produzione e assicurare soddisfazione e successo ai membri dei gruppi e, naturalmente, ai clienti.
Mondi Possibili assicura un supporto di coaching di gruppo, sia in presenza che da remoto, facilitando la fluidità del lavoro dei teams e quindi raggiungendo i risultati attesi.
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