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XIntervista di Breaking News
Quattro domande a Mario Armandola
Presidente di Medusa Informatica S.r.l.
X Oggi risulta facile parlare di nuove tecnologie o di Industry 4.0, argomenti che stanno sulla bocca di tutti. In realtà le aziende italiane hanno ancora un gran bisogno di affinare l’efficienza e l’efficacia dei loro processi tradizionali. Come si posiziona in questo contesto la domanda relativa al Document Management?
Il paradigma della quarta rivoluzione industriale non è applicabile in modo ortodosso a tutti i settori, soprattutto in Italia, dove micro e piccole imprese hanno un ruolo essenziale nel tessuto economico. Se l’applicazione dei più recenti modelli industriali per aumentare il grado di automazione e di interazione dei processi è necessità fondamentale delle grandi aziende, è facile rimanga un’opportunità non percorsa nelle piccole.
Nel nostro paese persiste una forte tradizione burocratica, il budget investito in tecnologia o in ricerca e sviluppo è ancora limitato e, nel nostro campo, la percezione determinata dal supporto cartaceo organizzato puntualmente in faldoni è ancora strumento tangibile, sicuro e in un certo senso tranquillizzante.
A mio avviso, le Aziende non hanno ancora chiara la distinzione tra il nuovo modello industriale e la tecnologia utilizzata per applicarlo, è comune il pensiero che strumenti dal forte carattere industriale come IoT o Blockchain siano tra le poche risorse disponibili, mentre in generale qualsiasi soluzione tecnologica e organizzativa che sia smart, sostenibile e tesa all’efficienza ne è di fatto l’essenziale rappresentazione.
Ad esempio, l’introduzione delle fatture elettroniche e degli ordini digitali come processi obbligatori ha prodotto un effetto a mio avviso decisamente positivo: le Aziende hanno trovato le risorse per un forte slancio informatico (quindi tecnologico) comprendendo i vantaggi di fare EDI attraverso i principali documenti di business ed eliminando dal flusso quei nodi che è stato possibile rendere automatici.
Quindi penso che l’industria 4.0 debba essere considerata soprattutto come fonte di ispirazione per migliorare, “anche” attraverso nuove tecnologie, tutti i modelli di business, determinando una produttività più efficiente e una migliore qualità del lavoro.
Nel campo documentale valgono gli stessi principi, organizzare il lavoro verso il paper-free attraverso una dematerializzazione controllata dei documenti, usare prodotti in grado calarsi nei processi di business anche fortemente tipizzati, connettere “gestionali” dentro e fuori dominio, eseguire processi decisionali autonomi che generano e gestiscono eventi in grado di interconnettere e collaborare con le unità organizzative aziendali, sono solo alcune delle priorità per una buona evoluzione aziendale.
Parlare di “gestione dei documenti” può certamente risultare molto vago, forse persino inappropriato. Qual è stato il percorso che come Medusa Informatica avete seguito nell’arco di trent’anni? Come e verso quali obiettivi sono cambiate le richieste delle aziende clienti?
La genesi dei prodotti di Medusa Informatica ha avuto origine in un periodo in cui la carta era ancora il principale supporto documentale e i costi di gestione dei dati risultavano impegnativi, soprattutto per le aziende di piccole dimensioni.
I primi prodotti di indicizzazione dei documenti, nella loro forma testuale, erano solitamente forniti o strettamente legati ai produttori di mainframes e di dispositivi di memorizzazione dei dati, i costi proibitivi giustificavano gli investimenti solo nelle grandi aziende.
Il documento era fine a sé stesso come rappresentazione sintetica delle informazioni e le aziende eseguivano processi a ciclo chiuso, esisteva però una importante necessità di automatizzare la trasmissione e la ricezione su base documentale per comunicare con il resto del mondo.
In quel periodo i nostri prodotti di punta erano dispositivi per di automazione delle trasmissioni: in grado di dialogare con mainframes attraverso bus e protocolli differenti venivano utilizzati per inviare e ricevere contenuti su base testuale attraverso telex e fax. Il ciclo di vita dei documenti veniva così esteso in modo automatico fuori dal dominio aziendale.
Alla crescente necessità di persistenza dei documenti, siamo stati tra i primi a rispondere sviluppando MCS (Multifunction Communication System) gestionale verticale delle trasmissioni sui sistemi IBM system 3x.
Indicizzazioni e trasmissioni avviate direttamente da spool, analisi dei feedback, gestione dei ricevuti, reperibilità e tracciabilità, archiviazione su supporto magnetico, funzionalità e interfacce rivolte alla comunicazione sono diventate subito vitali per tutte le realtà, anche quelle con volumi documentali ridotti.
L’evoluzione tecnologica è stata occasione per implementare MCS su sistemi AS400 (ISeries, SystemI, I), la sostituzione di stampanti ad aghi a vantaggio di quelle inkjet e laser ci ha consentito di creare prodotti di conversione dei testi in documenti grafici avanzati apportando velocità e qualità ai flussi di stampa e di trasmissione.
L’esperienza acquisita, gli albori di Internet, la riduzione dei costi di gestione dei dati in combinazione all’aumento della potenza di calcolo, l’introduzione di nuovi canali di comunicazione e la sintesi di documenti cartacei in files digitali, ci hanno consentito di sviluppare ArcView, il nostro primo prodotto di gestione documentale, che da subito è stato interpretato anche come strumento per nuove opportunità di gestione dei flussi e dei processi.
Oggi sono comuni termini come business-intelligence, outsourcing e cloud-computing, le PMI trovano vantaggioso e strategico spostare fuori dai propri confini processi e contenitori, circondandosi di specialisti nei diversi ambiti che possono offrire piattaforme specifiche e servizi on-demand.
Medusa Informatica oggi applica lo stesso principio, oltre ad offrire un framework rivolto verso la gestione documentale nella sua declinazione più estesa, è hub di servizi assieme a partnership consolidate, sviluppando, nel corso degli anni, sinergie e integrazioni radicali, veicolo di milioni di documenti ogni mese.
Il processo di integrazione tra le transazioni classiche e i documenti che a queste si associano non è un fatto puramente tecnologico. Che cosa fa Medusa Informatica per aiutare le PMI in questo importantissimo passaggio? In fondo il documento è uno strumento che aiuta anche a governare l’avanzamento dei processi e a generare allarmi laddove il processo incontra un eventuale intoppo.
I documenti non sono solo strumenti di lavoro diretto, sono di fatto insiemi di dati appartenenti a determinate classi tipologiche, hanno caratteristiche e potenzialità necessarie a collegare in modo trasversale le unità organizzative aziendali.
La risposta quindi è semplificabile attraverso il nostro tipico roadmap di installazione e messa in produzione: analisi, ovvero la capacità di comprendere quali sono gli obiettivi e i nodi dei flussi documentali e quanto questi possano influenzare altri ambiti; consulenza, fornendo supporto analitico per eliminare i nodi deboli e la frammentazione dei processi, aiutando a comprendere l’importanza di rendere meno sensibili le operazioni analogiche e gli interventi operativi umani, raccomandando automatismi in grado di indirizzare e supportare il lavoro in modo collaborativo; pianificazione delle strategie, in modo che i sistemi relazionali efficienti consentano la più performante navigazione concettuale di tutta la catena documentale; workflows, che rendano possibili azioni automatiche e trasparenti in ausilio ai processi ed in particolare a quelli di controllo e di approvazione; customizzazione, nei casi in cui l’ecosistema tecnologico sia fortemente tipizzato; istruzione, in modo che tutti gli operatori diventino una risorsa volta a migliorare i processi e le relative tecnologie; perfezionamento, per aumentare il livello di aderenza e di coesione delle applicazioni e dei processi installati; supporto e assistenza, per seguire in modo partecipativo l’evoluzione aziendale in tutti gli ambiti implementati.
Con queste premesse la “document intelligence” oltre ad essere un’opportunità, è potenzialmente in grado di generare, recepire e inoltrare eventi coordinati in tutti i processi aziendali, collaborando - in termini informatici - con tutte le unità organizzative, favorendo l’ottimizzazione dei processi e offrendo opportunità dall’indubbio valore aggiunto.
Oggi in Italia (semplificando un poco) sono presenti due tipologie di ERP: quelli di progettazione recente, governati da un workflow e con la gestione dei documenti integrata, e quelli un po’ datati oppure dalle funzionalità più scarne in cui la componente documentale non è per niente presente. Dove e come vi state inserendo oggi in questi due differenti contesti?
In realtà non è essenziale comprendere il grado tecnologico e operativo degli applicativi già consolidati nelle Aziende e le relative funzioni produttive spesso cruciali, è fondamentale piuttosto analizzare quali sono i canali e le tecnologie disponibili per integrare i processi e per condividere le informazioni in modo efficiente e sicuro.
Le analisi dei flussi aziendali e la formulazione delle strategie di intervento che effettuiamo nelle prime fasi di installazione, si muovono appunto in questa direzione, oltre ad essere propedeutiche, mirano anche alla pianificazione dell’architettura di integrazione, avendo cura di ottenere il massimo rendimento dei dati con il minimo sforzo informatico.
Sfruttando i vantaggi della verticalità e quindi della specializzazione, i nostri prodotti si trovano in posizione strategica in qualsiasi realtà dove si sente la necessità di adeguare il valore dei documenti ai più recenti modelli di gestione, estendendone il ciclo di vita non solo verso la reperibilità e l’operabilità, ma anche verso la produzione e la distribuzione dentro e fuori il dominio aziendale.
La modularità e la scalabilità del nostro framework applicativo è per noi un modello di sviluppo tradizionale, le nostre applicazioni non sono solo in grado eseguire i processi di gestione documentale in modo autonomo e di offrire interfacce operative specializzate, possono anche condividere funzionalità complementari attraverso integrazioni sinergiche di tipo attivo o passivo, al fine di promuovere tutte le tipologie documentali, i dati contenuti e i metadati attribuiti a elementi significativi nella business-logic aziendale. |